Wer kann die SharePoint-Integration kaufen?
Die SharePoint-Integration ist als kostenpflichtiges Add-On für alle Capmo Kunden mit einer Bauvolumen basierten Firmenlösung erhältlich. Es richtet sich insbesondere an Kunden, die ihre Projektdokumente in SharePoint speichern und einen nahtlosen Zugriff auf diese Dokumente innerhalb von Capmo wünschen.
Warum macht es Sinn SharePoint mit Capmo zu verbinden?
Die Verbindung von SharePoint mit Capmo vereinfacht das Dokumentenmanagement in Bauprojekten erheblich. Durch die automatische Synchronisation von Dokumenten zwischen SharePoint und Capmo haben Sie immer die aktuellsten Versionen Ihrer Pläne, Verträge und andere wichtige Dokumente zur Hand. Dies reduziert den Aufwand für manuelle Dokumentenverwaltung und minimiert das Risiko von Fehlern und Missverständnissen im Projektteam.
Welche Daten können übertragen werden?
Es können alle Dateiformate übertragen werden, die auch in unserem Dokumentenmanagement hochgeladen werden können.
Diese umfassen u.A.: .gif, .jpeg, .png, .tif, .webp, .mp4, .mpeg, .ogv, .qt, .webm, .mkv, .avi, .m4a, .mpga, .oga, .weba, .xls, .xlsb, .xlsx, .xltx, .doc, .pdf, .docm, .docx, .dotx, .gz, .rar, .zip, .mpp, .json, .xml, .eml, .csv.
Gibt es ein Limit für die Synchronisation? Dateianzahl oder Speicher?
Es gibt kein festes Limit. Bitte beachten Sie jedoch, dass die Anzahl an Dateien und Ordnern sowie deren Größe die Dauer der Synchronisation beeinflusst.
Auf Seite von SharePoint gibt es das Limit, dass eine Einzeldatei maximal 250GB groß sein darf.
Wie oft werden die Daten synchronisiert?
Die Synchronisierung von SharePoint zu Capmo erfolgt ca. alle 2 Stunden
Dokumente, die in Capmo selbst in SharePoint Ordner abgelegt werden, werden fast direkt zurück zu SharePoint synchronisiert.
Werden die Berechtigungen aus SharePoint mit synchronisiert?
Nein, die Berechtigungen in SharePoint werden nicht automatisch nach Capmo übertragen. Damit die SharePoint Schnittstelle verwendet werden kann, müssen die Einstellungen, wie hier beschrieben, in Azure (SharePoint-Administration) vollzogen werden. In Capmo gibt es für einzelne Nutzer ein eigenes Berechtigungssystem, welches unabhängig von SharePoint aufgesetzt wird.
Projekt-Mitarbeiter haben voll Zugriff auf die verknüpften SharePoint Ordner. Sie können die Ordner aber nur dann initial in den Projekteinstellungen auswählen, wenn sie auch Firmenadmin sind.
(Externen) Gästen kann man entweder volle Rechte auf die ausgewählten SharePoint Ordner geben oder für jeden Ordner einzelne Rechte vergeben, genauso wie das auch mit normalen Capmo Dokumenten Ordner ist.
Wer kann die SharePoint-Integration verwalten?
Die Firmenadministratoren können die SharePoint-Integration unternehmensübergreifend einrichten.
In Projekten können alle Projekt-Mitarbeiter Ihres Unternehmens, die gleichzeitig Firmenadministratoren sind, die relevanten Ordner für das Projekt aus SharePoint für die Synchronisation auswählen.
Wer hat Zugriff auf die synchronisierten Dokumente?
Alle Projekt-Mitarbeiter Ihres Unternehmens haben automatisch Zugriff. Darüber hinaus kann Gästen individuell Zugriff auf einzelne Ordner-Ebene gewährt werden.
Wie kann ich Gästen Zugriff auf die Dokumente geben?
Um Gästen Zugriff auf die synchronisierten Dokumente in Capmo zu gewähren, können Sie diese als Gastnutzer in Capmo einladen. Folgende Schritte sind erforderlich:
Gastnutzer einladen: Laden Sie externe Partner oder Kunden als Gastnutzer in Ihr Capmo-Projekt ein. Dies erfolgt über die Projektstammdaten in den einzelnen Projekten.
Berechtigungen zuweisen: Entscheiden Sie, ob sie dem Gast vollen Zugriff auf alle Ordner oder nur auf freigegebene Ordner geben möchten.
Dokumente freigeben: Unter Dokumente können Sie den Zugriff verwalten und Ordner für ausgewählte Gäste freigeben. Siehe Bilder.
Mit diesen Schritten können Sie sicherstellen, dass auch externe Beteiligte stets die aktuellsten Informationen und Dokumente einsehen können, ohne dass sie direkten Zugang zu Ihrem SharePoint benötigen.
Wie richte ich die SharePoint-Integration für Capmo ein?
Lesen Sie dies in unserem Artikel SharePoint Integration einrichten nach.
Wie steht es um die Datensicherheit bei der SharePoint-Schnittstelle?
Die Datensicherheit in SharePoint oder Capmo ist mit der Schnittstelle nicht beeinträchtigt. Sowohl SharePoint, als auch wir selbst überprüfen hochgeladene Dateien auf Viren und sonstige ungewollte Schadkörper. Lesen Sie mehr dazu in unserem Artikel zur Datensicherheit bei Capmo.
Warum sehe ich manche Ordner in Capmo nicht?
Das könnte daran liegen, dass leere Ordner nicht synchronisiert werden. Der SharePoint-Sync überträgt nur Ordner, die mindestens eine Datei enthalten. Wenn Sie einen der fehlenden Ordner in Capmo sehen möchten, fügen Sie einfach eine Datei hinzu, damit er synchronisiert wird.