Mehrere Bautagebücher und Tagesberichte pro Projekt

Bislang stand Ihnen pro Projekt lediglich ein einziges Bautagebuch zur Verfügung, in dem sämtliche Informationen zusammenlaufen mussten. Künftig führen Sie bis zu fünf Bautagebücher parallel, versehen jedes mit einem eigenen Namen und einem eigenen Zeitraum und regeln den Zugriff darauf gesondert. Darüber hinaus lassen sich einzelnen Firmen eigene Tagesberichte zuweisen. Jede Firma dokumentiert dabei ausschließlich ihren eigenen Bericht, ohne Einblick in die Berichte anderer Firmen oder in Ihr Bautagebuch.

Die neue Übersicht zeigt Ihnen auf einen Blick, an welchen Tagen Bautagebücher und Tagesberichte ausgefüllt wurden und wo noch etwas fehlt. Ihr bestehendes Bautagebuch bleibt dabei unverändert erhalten.

Voraussetzungen

Für das Erstellen und Verwalten mehrerer Bautagebücher sowie das Zuweisen von Berichten sind entsprechende Projektberechtigungen erforderlich.
Die beteiligten Nachunternehmer müssen als Geschäftspartner im System angelegt und dem Projekt zugewiesen sein, um Berichte für sie erstellen zu können.

So gehts:

Bautagebücher öffnen

Wählen Sie in der Projektnavigation den Punkt Bautagebücher. Sie landen direkt im zuletzt geöffneten Bautagebuch auf dem heutigen Tag und wechseln über den Kalender an der linken Seite zu anderen Tagen. Über das Auswahlfeld oben links erreichen Sie die Übersicht, alle vorhandenen Bautagebücher und Tagesberichte sowie den Eintrag Bautagebuch erstellen. Ihr bisheriges Bautagebuch finden Sie dort unter dem Namen Bautagebuch.

Name und Zeitraum festlegen

Klicken Sie auf Bautagebuch erstellen. Im Reiter 1. Allgemein vergeben Sie einen Namen, zum Beispiel Gebäude A und legen Start und Ende fest. Vorbelegt ist der Zeitraum aus Ihren Projektstammdaten.

Tagesberichte zuweisen

Navigieren Sie im selben Reiter im Bereich Tagesberichte auf Jetzt einrichten. Wählen Sie im Feld Firma die gewünschte Firma, legen Sie Start und Ende fest und bestätigen Sie mit Hinzufügen. Angeboten werden alle Firmen, die im Projekt hinterlegt sind. Fehlt eine Firma, ergänzen Sie sie zuerst unter Projektstammdaten im Reiter Firmen. Sie können Tagesberichte auch später jederzeit hinzufügen.

Bautagebuch konfigurieren

Im nächsten Reiter Bautagebuch konfigurieren Sie über die Kontrollkästchen die gewünschten Abschnitte aus, etwa Wetter, Anwesenheit, Firmen & Besetzung, Maschinen, Material, Besondere Vorkommnisse, Allgemeine Fotos und Sonstiges (Frei bearbeitbares Feld). Über die Griffe links ordnen Sie die Abschnitte neu an, über das Zahnrad neben einem Abschnitt legen Sie den Detailgrad der Dokumentation fest. Rechts sehen Sie jederzeit eine Vorschau.

Tagesberichte konfigurieren

Haben Sie Tagesberichte zugewiesen, erscheint der Reiter Tagesberichte konfigurieren. Die Abschnitte entsprechen weitgehend denen des Bautagebuchs, statt Firmen & Besetzung finden Sie hier Anwesenheit, da der Tagesbericht bereits Nachunternehmern zugewiesen wurde. Beachten Sie: Ein Tagesbericht muss mindestens so detailliert dokumentiert werden wie das übergeordnete Bautagebuch. Umbenannte frei konfigurierbare Felder gelten für Bautagebuch und Tagesberichte gemeinsam. Schließen Sie mit Speichern ab.

Zugriff freigeben

Nach dem Speichern sind die Tagesberichte angelegt, aber noch niemandem zugewiesen. Öffnen Sie das Bautagebuch (im Beispiel Gebäude A) und klicken Sie oben rechts auf das Symbol für Berechtigungen, neben dem Einstellungsrad. Der Dialog listet alle Benutzer mit Zugriff auf. Hier werden alle Projektkontakt der zugewiesenen Firmen angezeigt. Über das Symbol zum Hinzufügen ergänzen Sie weitere Personen und wählen Sehen oder Bearbeiten. Auch hier werden nur Projektkontakte angezeigt.
Die freigegebene Person erhält eine E-Mail. Geben Sie ein Bautagebuch frei, gilt die Berechtigung auch für die darunter liegenden Tagesberichte. Geben Sie nur einen einzelnen Tagesbericht frei, bleibt der Zugriff auf genau diesen Bericht beschränkt.

Übersicht lesen

Wählen Sie im Auswahlfeld oben links den Eintrag Übersicht. Dort sehen Sie alle Bautagebücher und Tagesberichte mit ihrem Zeitraum und dem Anteil der ausgefüllten Tage in Prozent. Ein grünes Häkchen bedeutet, der Tag war erwartet und wurde ausgefüllt. Ein rotes Feld bedeutet, der Tag war erwartet und fehlt noch. Ein Pluszeichen steht für künftige Tage, an denen ein Eintrag erwartet wird. Als ausgefüllt gilt ein Tag, sobald Daten erfasst wurden, nicht erst wenn alle Felder befüllt sind.

Tipps für optimale Nutzung

Nutzen Sie getrennte Bautagebücher für unterschiedliche Zwecke, zum Beispiel ein internes Protokoll für die Bauleitung und ein offizielles Tagebuch für den Bauherrn.
Weisen Sie tägliche Berichte konsequent den verantwortlichen Nachunternehmern zu, damit diese ihre Dokumentation direkt vor Ort mobil erledigen können, anstatt Berichte extern per E-Mail zu senden.
Verwenden Sie klare Benennungen für die verschiedenen Tagebücher, um Verwechslungen bei der Dateneingabe zu vermeiden.

Häufig gestellte Fragen

Werden die täglichen Berichte der Nachunternehmer automatisch in mein Haupt-Bautagebuch übernommen?
Nein, eine automatische Zusammenführung oder Aggregation der täglichen Berichte in ein übergeordnetes Bautagebuch findet derzeit nicht statt. Die Inhalte stehen jedoch innerhalb des jeweiligen Bereichs zur Ansicht bereit.

Was passiert mit dem Bautagebuch, das ich bisher genutzt habe?
Es bleibt vollständig erhalten und trägt den Namen Bautagebuch. Verändert hat sich die Ansicht: Statt der bisherigen Übersichtsseite mit den einzelnen Tagen landen Sie direkt auf dem heutigen Tag und wechseln über den Kalender an der linken Seite zu anderen Tagen. Dieses Bautagebuch lässt sich derzeit nicht löschen.

Warum kann ich für einen Tagesbericht keine einfachere Dokumentation wählen als für das Bautagebuch?
Ein Tagesbericht muss immer mindestens so detailliert dokumentiert werden wie das übergeordnete Bautagebuch. Damit bleiben die Daten später von der detaillierteren in die einfachere Form übertragbar. Umgekehrt ließen sich fehlende Angaben nicht ergänzen.

Warum sehe ich die Symbole für Berechtigungen und Einstellungen im Bautagebuch nicht?Diese beiden Symbole erscheinen oben rechts nur, wenn Ihr Berechtigungssatz die Verwaltung der Bautagebucheinstellungen umfasst. Dieses Recht erlaubt es, neue Bautagebücher und Tagesberichte anzulegen und die Konfiguration zu ändern. Wenden Sie sich an eine Person mit Administrationsrechten in Ihrem Unternehmen, um den Berechtigungssatz anzupassen.

Was passiert, wenn ich ein Bautagebuch lösche?
Beim Löschen wird die komplette Serie entfernt, einschließlich aller Einträge, Fotos und der darunter liegenden Tagesberichte. Zur Sicherheit müssen Sie den Namen des Bautagebuchs zur Bestätigung eintippen. Einzelne Tagesberichte können Sie ebenfalls separat löschen.

Erhalten Nachunternehmer eine Benachrichtigung, wenn ein Bericht fällig ist?
Automatische Benachrichtigungen oder Workflows rund um die Übermittlung von Berichten sind in der aktuellen Version nicht enthalten.

Gibt es einen Freigabeprozess für eingereichte Tagesberichte?
Ein strukturierter Genehmigungsworkflow ist derzeit nicht enthalten. Sie können Berichte jederzeit einsehen und prüfen.

Können Nachunternehmer die Bautagebücher der Bauleitung sehen?
Das hängt von der Rechteverwaltung ab. Sie können den Zugriff pro Bautagebuch individuell steuern, sodass Nachunternehmer nur die für sie relevanten täglichen Berichte sehen und bearbeiten können.