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Lass das doch die Software machen! (5)

Automatisierte Berichterstellung

Die Erstellung von Begehungsprotokollen direkt aus gepflegten Tickets spart Zeit und reduziert Fehler. Capmo übernimmt Inhalte, Fotos, Fristen, Zuständigkeiten und Planverortungen automatisiert, erzeugt ein strukturiertes Dokument nach Ihrer Exportvorlage, legt es im Dokumentenmanagement ab und versendet es an die gewünschten Empfänger. So entfällt das manuelle Zusammenkopieren und Formatieren vollständig.

Empfehlung:

Der Nutzen steht und fällt mit der Qualität der Datenpflege. Formulieren Sie präzise Titel und Beschreibung, hinterlegen Sie vollständige Projektdaten und prüfen Sie Fristen sowie Zuständigkeit. Verwenden Sie eine Exportvorlage mit dynamischem Dateinamen für eine eindeutige Ablage und Filtern Sie vor dem Versand nach Typ, Status oder Datum, damit ausschließlich relevante Tickets in das Begehungsprotokoll einfließen.

Voraussetzungen

Für die automatisierte Berichterstellung benötigen Sie ein aktives Projekt mit entsprechender Berechtigung zum Versenden und zum Speichern im Dokumentenmanagement. Die betroffenen Tickets sind vollständig gepflegt, das heißt Titel, Beschreibung, Fotos, Zuständigkeit, Frist und Planverortung liegen vor. Zudem ist eine passende Exportvorlage eingerichtet, die die gewünschten Inhalte und Platzhalter abbildet und einen dynamischen Dateinamen nutzt, damit Ablage und Wiederfinden eindeutig sind. Im Dokumentenmanagement steht ein definierter Zielordner bereit; Ordnerstruktur und Benennungskonvention sind abgestimmt. Die Empfängeradressen für interne und externe Beteiligte sind geprüft, und projektbezogene Datenschutz- sowie Freigaberichtlinien sind geklärt. Optional hinterlegen Sie Logo und Firmendaten, damit das Begehungsprotokoll einheitlich und CI-konform ausgegeben wird.

Schritt für Schritt 

  1. In Capmo anmelden und das gewünschte Projekt öffnen.

  2. Zum Reiter Tickets wechseln.

  3. Filter öffnen und nach Typ: z.B. Bauherrenwunsch oder dem gewünschten Ticket-Typ filtern.

  4. Relevante Tickets markieren, deren Inhalte vollständig sind.

  5. Ticket senden auswählen.

  6. Exportvorlage wählen, zum Beispiel Begehungsprotokoll_Capmo.

  7. Empfänger eintragen und bei Bedarf eine Nachricht ergänzen.

  8. In Dokumente speichern aktivieren, Zielordner prüfen.

  9. Senden klicken.

Hinweis: Bei sehr umfangreichen Fotosammlungen kann die Dateigröße zunehmen; ein stabiler Internetzugang beschleunigt den Versand. Prüfen Sie vor dem Absenden die Empfängerliste sowie die Ablagestruktur im Dokumentenmanagement, um interne und externe Verteilung klar zu trennen.