Kontaktdatenbank

Kontakte anlegen

Legen Sie einen neuen Kontakt an, wenn die Person noch nicht in der Firmenadministration vorhanden ist. Jeder Kontakt wird einer bestehenden Firma zugeordnet.

Bevor Sie einen neuen Kontakt anlegen, empfiehlt es sich, zunächst nach dem Namen oder der E-Mail-Adresse zu suchen. Dadurch vermeiden Sie doppelte Einträge und stellen sicher, dass bestehende Kontakte weiterverwendet werden können.

So legen Sie einen Kontakt an

1. Öffnen Sie die Firmenadministration
2. Wechseln Sie in den Bereich Kontakte & Firmen
3. Klicken Sie auf Kontakt anlegen
4. Erfassen Sie die Kontaktdaten:
   • Vorname
   • Nachname
   • E-Mail-Adresse
   • Telefonnummer
   • Position/Funktion
5. Wählen Sie die passende Firma aus
6. Speichern Sie den Kontakt

Wichtige Hinweise

• Kontakte sollten nicht mehrfach angelegt werden
• Kontakte müssen immer der richtigen Firma zugeordnet sein
• Bereits vorhandene Firmen sollten ausgewählt und nicht erneut angelegt werden
• Allgemeine Sammeladressen sollten nicht als persönlicher Kontakt verwendet werden

Firmen anlegen

Legen Sie eine neue Firma nur an, wenn diese noch nicht in der Firmenadministration vorhanden ist.

Bevor Sie eine Firma erstellen, prüfen Sie über die Suche, ob das Unternehmen bereits existiert. Verwenden Sie dabei möglichst die offizielle Schreibweise der Firma. Unterschiedliche Schreibweisen führen häufig zu doppelten Einträgen und erschweren später die Verwaltung von Kontakten.

So legen Sie eine Firma an

1. Öffnen Sie die Firmenadministration
2. Wechseln Sie in den Bereich Kontakte & Firmen
3. Klicken Sie auf Firma anlegen
4. Erfassen Sie die Firmendaten:
   • Firmenname
   • Adresse
   • Telefonnummer
   • E-Mail-Adresse
   • Steuer-ID (optional)
5. Speichern Sie die Firma
   
   

Kontakte per CSV-Datei importieren

Mit dem CSV-Import können mehrere Kontakte gleichzeitig in die Firmenadministration importiert werden. Das ist besonders hilfreich beim Projektstart oder beim Wechsel aus einem anderen System.

Vor dem Import muss die Datei im CSV-Format vorliegen. Verwenden Sie dabei den Aufbau und die Spaltenüberschriften der Capmo-Vorlage.

Pflichtfelder

Die folgenden Felder müssen für jeden Kontakt ausgefüllt sein:

• Vorname
• Nachname
• E-Mail-Adresse
• Firmenname

So importieren Sie Kontakte per CSV-Datei

1. Öffnen Sie die Firmenadministration
2. Wechseln Sie in den Bereich Kontakte & Firmen
3. Starten Sie den CSV-Import
4. Laden Sie die vorbereitete CSV-Datei hoch
5. Ordnen Sie die Spalten den entsprechenden Feldern zu
6. Prüfen Sie die Daten
7. Bestätigen Sie den Import

Wichtige Hinweise zum CSV-Import

Beim Import von Kontakten über eine CSV-Datei kann es zu Problemen kommen, wenn Pflichtfelder fehlen oder E-Mail-Adressen doppelt vorkommen.

Jeder Kontakt benötigt:

• eine eindeutige E-Mail-Adresse
• einen Firmennamen

Wenn mehrere Kontakte mit derselben E-Mail-Adresse existieren, kann Capmo diese Kontakte nicht eindeutig zuordnen.

Beispiel:

• info@domain.de
• info@domain.de

In diesem Fall können Sie die E-Mail-Adresse beim zweiten oder dritten Kontakt anpassen:

• info+1@domain.de
• info+2@domain.de

Protokolle und Benachrichtigungen werden weiterhin an die ursprüngliche E-Mail-Adresse zugestellt.

Formatierung der CSV-Datei

Achten Sie zusätzlich auf folgende Formatierungen:

• Telefonnummern dürfen nur Zahlen (0–9) sowie die Zeichen +, * und # enthalten
• Telefonnummern dürfen keine Leerzeichen enthalten
• Länder müssen als offizielles Länderkürzel angegeben werden

Beispiele:

Häufige Fehler vermeiden

• Keine doppelten Kontakte importieren
• Keine unterschiedlichen Schreibweisen derselben Firma verwenden
• Pflichtfelder nicht leer lassen
• CSV-Dateien vor dem Upload prüfen
• Sonderzeichen und Formatierungen kontrollieren