Projekt-Statusbericht & Portfolio-Übersicht

Mit den neuen Projekt-Statusberichten in Capmo erhalten Sie eine strukturierte Übersicht über den Zustand Ihrer Projekte. Bauleiter können mit minimalem Aufwand regelmäßige Neuigkeiten liefern, während Entscheidungsträger wie Geschäftsführer oder Regionalleiter durch die Portfolio-Ansicht Risiken frühzeitig erkennen und gegensteuern können, bevor diese die Projektmarge gefährden.

Funktionsweise der Statusberichte

Ein Statusbericht bietet eine prägnante Zusammenfassung des aktuellen Projektstands. Jeder Bericht enthält:

Ampelsystem: Eine klare Kennzeichnung des Projektstatus (Grün / Gelb / Rot).
Qualitative Updates: Kurze Texteinschätzungen zu den Bereichen Qualität, Zeit und Kosten sowie zu aktuellen Risiken.
KI-Unterstützung: Nutzen Sie die Sprach-zu-Text-Funktion, um Berichte einfach zu diktieren. Die KI bereitet Ihre groben Schilderungen in einen professionell formulierten Bericht auf.

Schritt-für-Schritt:

Einen Statusbericht erstellen

Öffnen Sie das gewünschte Projekt in der Capmo Web-App.
Navigieren Sie zum Bereich Statusberichte.
Klicken Sie auf Bericht erstellen.
Wählen Sie die passende Ampelfarbe für den Gesamtzustand aus.
Füllen Sie die Textfelder aus (manuell oder direkt per KI-Spracheingabe).
Speichern Sie den Bericht als Entwurf oder klicken Sie auf Absenden, um ihn final zu veröffentlichen.

Portfolio-Übersicht einsehen (für Administratoren)

Um den Status über alle Projekte hinweg zu überwachen, haben Sie zwei Möglichkeiten:

Status-Feed: Wechseln Sie zur Übersicht Statusberichte. Hier sehen Sie alle Berichte chronologisch sortiert, beginnend mit dem aktuellsten. Firmenadministratoren sehen hier alle Statusberichte der gesamten Organisation, auch aus Projekten, zu denen sie nicht eingeladen sind. Wenn Sie einen Statusbericht auf der Statusbericht-Seite des jeweiligen Projekts vollständig einsehen möchten, müssen Sie dem Projekt beitreten. Der Projektbeitritt ist direkt aus dem Status-Feed möglich.

Dashboard-Anpassung: Fügen Sie im projektübergreifenden Dashboard die Spalte Letzter Status hinzu, um in der Tabellen- oder Kachelansicht sofort zu sehen, welche Projekte auf Rot stehen.

Administration und Berechtigungen

In der Firmenadministration können Administratoren das Modul zentral aktivieren oder deaktivieren. Zudem lässt sich dort eine Vorlage für das Beschreibungsfeld hinterlegen. Diese kann genutzt werden, um eine bevorzugte Struktur oder ein gewünschtes Layout für Nutzer vorzugeben. Nach dem Speichern gilt die Vorlage für neu erstellte Berichte.

Rollen und Rechte

Auf Projektebene können folgende Berechtigungen vergeben werden:

Kein Zugriff: Statusberichte sind nicht sichtbar.
Nur Lesen: Berichte können eingesehen, aber nicht erstellt oder bearbeitet werden.
Berichte einreichen: Nutzer können Berichte erstellen und im Entwurfsstadium bearbeiten. Nach dem Absenden ist keine Bearbeitung mehr möglich. Ein Löschen ist nach dem Absenden ebenfalls nicht mehr möglich.
Erstellen und Bearbeiten: Nutzer können Berichte erstellen und auch bereits abgesendete Berichte auch von Dritten bearbeiten oder löschen.

Wichtige Details und Einschränkungen

Plattform: Diese Funktion ist derzeit ausschließlich in der Capmo Web-App verfügbar.
Änderungshistorie: Wenn ein Bericht nach dem Absenden bearbeitet wird, wird dies am oberen Rand des Berichts deutlich gekennzeichnet.
Status-Feed: Der unternehmensweite Feed ist nur für Firmen-Administratoren sichtbar.

Tipps & Best Practices

Regelmäßigkeit: Etablieren Sie einen Rhythmus (z. B. jeden Freitagnachmittag), in dem die Bauleiter den Status aktualisieren. So bleibt das Portfolio-Dashboard stets aussagekräftig.
Präzise Vorlagen: Nutzen Sie die Vorlagenfunktion in der Firmenadministration, um gezielt nach Risiken oder dem nächsten Meilenstein zu fragen.
KI-Diktat nutzen: Sparen Sie Zeit, indem Sie die Situation vor Ort einfach beschreiben. Die KI strukturiert Ihre Informationen automatisch in die Kategorien Zeit, Kosten und Qualität.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Warum kann ich keine Statusberichte sehen?

Prüfen Sie, ob das Modul in der Firmenadministration aktiviert wurde und ob Ihnen in den Projekteinstellungen die entsprechende Berechtigung zugewiesen wurde.

Kann ich einen bereits abgesendeten Bericht löschen?

Dies hängt von Ihren Berechtigungen ab. Standardmäßig können eingereichte Berichte nur von Personen mit der Berechtigung "Erstellen und Bearbeiten" (oder Administratoren) gelöscht werden.

Was passiert, wenn ich einen Bericht bearbeite?

Jede Änderung nach dem ersten Absenden wird im Bericht markiert, um die Nachvollziehbarkeit und Transparenz für alle Beteiligten zu gewährleisten.