Mängelmanagement in Capmo: von der Aufnahme bis zur Protokollsteuerung

Diese Artikel beschreibt, wie Sie Ihren Mängel Managementprozess in Capmo optimal umsetzen können.

Mangel feststellen  &  erfassen:

Schritt 1: Soforterfassung vor Ort 
Der Mangel kann direkt am Ort der Feststellung in der mobilen Anwendung als Vorgang erfasst werden. Dadurch können Zeitpunkt, Erstzustand und Kontext ohne spätere Übertragung gesichert werden. Der Vorgang kann von Beginn an so angelegt werden, dass er ohne Nacharbeit auswertbar bleibt.

Schritt 2: Eindeutige Verortung+Bewertung
Im Mangelticket muss die Stelle so beschrieben werden, dass sie ohne Rückfragen auffindbar bleibt, indem eine klare Ortsreferenz, hier die Raumbezeichnung enthalten sind. Sowohl eine präzise Verortung, als auch die Bewertung des Mangels bilden hier das Fundament der Mangel Erfassung. 

Schritt 3: Planstelle markieren
Zusätzlich zur Raumverortung kann die Stelle auf dem relevanten Plan markiert werden. Dadurch kann sich die Nachbesserung eindeutig auf dieselbe Position beziehen. Missverständnisse bei gleichartigen Räumen und wiederkehrenden Bauteilen können damit deutlich sinken.

Schritt 4: Fotodokumentation im Vorgang
Es sollte mindestens ein Übersichtsbild zur räumlichen Einordnung und ein Detailbild zur technischen Ausführung hinterlegt werden. Die Fotos können im selben Vorgang verbleiben, damit keine getrennten Ablagen gepflegt werden müssen. Eine konsistente Bildlogik kann die Nachprüfung beschleunigen und die Nachweisführung stabilisieren.

Schritt 5: Verantwortlichkeit festlegen
Jedem Vorgang kann eine verantwortliche Firma zugewiesen werden und zusätzlich kann eine verantwortliche Person benannt werden. Dadurch kann klar werden, wer die Nachbesserung steuert und wer die Rückmeldung liefert. Unklare Sammelzuständigkeiten sollten hier vermieden werden.

Schritt 8: Frist terminwirksam setzen
Im Vorgang sollte immer eine nachvollziehbare Frist als Datum hinterlegt werden, die zur Projektterminlogik passt. Die Frist kann so gewählt werden, dass eine Nachprüfung vor relevanten Meilensteinen möglich bleibt. Damit kann der Vorgang priorisierbar und steuerbar werden.

Mangel Kommunikation &  Steuerung:

Schritt 9: Kommunikation mit Capmo festhalten
Die wesentlichen Absprachen zum Mangel sollten direkt im Ticket festgehalten werden, hier lassen sich genauere Metadaten ablesen, wann wer etwas in der Aufgabe geändert/erledigt hat.  Dadurch kann der Vorgang auch bei Personalwechseln vollständig verständlich bleiben. Gleichzeitig kann eine einheitliche Vorgangshistorie entstehen, dieses Mangelticket sollte dann in den Bautagebucheintrag logisch verknüpft werden. Die Mangelanzeige an die verantwortliche Partei sollte dann mithilfe eines Exports z.B. Mangelanzeige nach VOB durchgeführt werden. 

Schritt 9: Status als Steuerungsinstrument
Der Status kann konsequent entlang des tatsächlichen Bearbeitungsstands geführt werden, damit Übersichten den realen Zustand abbilden können. Sobald die Nachbesserung begonnen hat, kann der Vorgang auf in Bearbeitung gesetzt werden. Bei Fertigmeldung kann der Vorgang für die Nachprüfung vorbereitet werden, ohne ihn vorzeitig zu schließen.

Schritt 10: Nachprüfung als Pflichtschritt
Nach der Fertigmeldung sollte die Ausführung vor Ort geprüft und das Prüfergebnis im Vorgang dokumentiert werden. Die Nachprüfung sollte immer mit Fotos und den geforderten Nachweisen ergänzt werden, damit die fachliche Bestätigung nachvollziehbar bleibt. Erst nach erfolgreicher Prüfung empfehlen wir das Mangelticket auf geschlossen zu setzen.

Schritt 11: Steuerung über Besprechungsprotokolle
Offene und kritische Mängeltickets können in regelmäßigen Baubesprechungen über das Protokoll gesteuert werden, indem die betreffenden Vorgänge im Protokoll verknüpft werden. Im Protokoll können Status, Frist und beschlossene nächste Schritte festgehalten werden, damit Entscheidungen nachvollziehbar bleiben. Nach der Besprechung sollten im Idealfall beschlossene Änderungen unmittelbar im verlinkten Vorgang nachgeführt werden.