--- title: "E-Mail-Integration: E-Mails im Projekt erfassen" description: In Ihrem Projekt finden Sie nun den Bereich E-Mails in der Seitenleiste. Wichtige E-Mails können dort automatisch oder manuell erfasst und für alle Projektbeteiligten mit Zugriff sichtbar und durchsuchbar gespeichert werden. --- [Zu Content springen](https://support.capmo.com/e-mails-im-projekt-erfassen#main-content) ![Capmo\_Logo\_23\_2C-1](https://support.capmo.com/hubfs/Capmo_Logo_23_2C-1.svg) Hauptnavigation öffnen Hauptnavigation schließen - [Kontakt](mailto:service@capmo.de) [Kontakt](mailto:service@capmo.de) Wie können wir Ihnen weiterhelfen? - Es gibt keine Vorschläge, da das Suchfeld leer ist. 1. [Capmo Wissensdatenbank](https://support.capmo.com/?hsLang=de-de) 2. [Projektkonfiguration](https://support.capmo.com/projektkonfiguration?hsLang=de-de) 3. [Web App](https://support.capmo.com/projektkonfiguration?hsLang=de-de#web-app) # E-Mail-Integration: E-Mails im Projekt erfassen ## Mit der E-Mail-Integration führen Sie projektbezogene Kommunikation zentral in Capmo zusammen. In Ihrem Projekt finden Sie nun den Bereich E-Mails in der Seitenleiste als eigenen Bereich zwischen Dokumente und Projektstammdaten. Wichtige E-Mails können dort automatisch, manuell oder über das Outlook Add-in erfasst und für alle Projektbeteiligten mit Zugriff sichtbar und durchsuchbar gespeichert werden. ### Schritt-für-Schritt-Anleitung ### **E-Mails automatisch ablegen** 1. Öffnen Sie Ihr Projekt und klicken Sie in der Seitenleiste auf **E-Mails**. 2. Klicken Sie auf die Kachel **E-Mails automatisch ablegen**. 3. Kopieren Sie die angezeigte **Projekt-E-Mail-Adresse** über das Kopier-Symbol (Format: {Projektkürzel}-{Code}@inbox.production.capmo.io). Die Adresse finden Sie außerdem in der Kopfzeile des E-Mails-Bereichs und in den Projekteinstellungen 4. Fügen Sie die Adresse beim Verfassen oder Beantworten einer E-Mail in das **Empfänger**- oder **CC**-Feld ein. 5. Senden Sie die E-Mail. Sie wird automatisch im E-Mails-Bereich des Projekts erfasst. Antworten (via "Allen antworten") werden dadurch erfasst, solange die Adresse im Verteiler bleibt. **Tipp:** Setzen Sie die Adresse ins CC, nicht in BCC. Im BCC sehen die anderen Empfänger die Adresse nicht. Unter **Projekteinstellungen \> E-Mails \> Zugelassene Absender** können Sie nun vorab festlegen, wer über diese Adresse erfassen darf: - **Jeder, der an diese Adresse schreibt** (Standard): Jede E-Mail wird erfasst, unabhängig vom Absender. - **Nur Personen im Kontaktbuch dieses Projekts**: E-Mails von anderen Absendern werden ignoriert. **Hinweis 💡** Manuell hochgeladene und über das Outlook Add-in abgelegte E-Mails werden von dieser Einstellung nicht gefiltert. Nutzer mit der Berechtigung "E-Mails verwalten" können jede E-Mail ablegen. ### **E-Mails manuell hochladen** 1. Klicken Sie im E-Mails-Bereich auf **Einzelne E-Mails manuell hochladen** (bzw. auf den Button **E-Mails hochladen**, wenn die Liste bereits Einträge enthält). 2. Wählen Sie die exportierte Datei im Format .eml oder .msg aus, oder ziehen Sie sie per Drag-and-Drop in den Bereich. 3. Der Upload-Status wird oben in der Kopfzeile angezeigt (z. B. "Hochladen abgeschlossen"). 4. Bereits vorhandene E-Mails werden automatisch als Duplikat erkannt und nicht doppelt gespeichert. **💡** Speichern Sie die E-Mail als Datei auf Ihrem Computer und laden Sie dann diese Datei hoch: - Klassisches Outlook (Windows): E-Mail auf den Desktop ziehen (.msg) - Neues Outlook (Windows): Drei-Punkte-Menü \> "Speichern unter" \> EML - Outlook im Web: Rechtsklick \> "Herunterladen" \> EML - Outlook für Mac: E-Mail in den Finder ziehen (.eml) - Apple Mail: E-Mail auf den Desktop ziehen ### **E-Mails mit dem Outlook Add-in ablegen** 1. Fügen Sie das Add-in in Outlook hinzu: Klicken Sie im Menüband auf "Apps", suchen Sie nach "Capmo" und klicken Sie auf "Hinzufügen". Im klassischen Outlook für Windows finden Sie die Suche unter "Start" \> "Add-Ins abrufen". 2. Melden Sie sich im Add-in einmalig mit Ihren Capmo-Zugangsdaten an. 3. Öffnen Sie die E-Mail und klicken Sie im Add-in auf "In Projekt ablegen". 4. Wählen Sie das Projekt aus. Steht bereits eine Projekt-E-Mail-Adresse unter den Empfängern, ist das passende Projekt vorausgewählt. Beim Verfassen einer E-Mail setzt das Add-in die Projekt-E-Mail-Adresse mit einem Klick in CC. Aus einer geöffneten E-Mail können Sie außerdem direkt ein Ticket erstellen. ### **E-Mails ansehen und verwalten** Die Ansicht im E-Mails-Bereich zeigt Ihnen die Spalten Betreff, Absender, Empfänger und Gesendet am. Über Gefiltert nach grenzen Sie die Ansicht ein und über das Such-Symbol durchsuchen Sie den gesamten Text Ihrer E-Mails. Zudem können Sie zwischen einer nach Konversationen gruppierten Ansicht und einer Ansicht wechseln, in der jede E-Mail einzeln aufgeführt ist. Ein Klick auf einen Eintrag öffnet die Konversationsansicht: Einzelne Nachrichten lassen sich auf- und zuklappen. Rechts sehen Sie den Bereich **Personen** (beteiligte Kontakte) und **Aktivität** (wann und wie die E-Mail erfasst wurde, z. B. "per Posteingang"). Über die Pfeil-Symbole oben rechts navigieren Sie zwischen E-Mails. Über das Menü (⋮) stehen **Ausgewählte E-Mail herunterladen**, **Gesamte Konversation herunterladen** und **Gesamte Konversation löschen** zur Verfügung. In der Liste können Sie mehrere E-Mails markieren und gesammelt herunterladen oder löschen. Heruntergeladen wird jeweils das Originalformat, mehrere E-Mails als ZIP-Datei. Voraussetzungen - Sie sind Projektadmin oder haben als Nutzer die Berechtigung, auf E-Mails zuzugreifen bzw. E-Mails zu verwalten. - Sie haben Zugriff auf das jeweilige Projekt. - Für das Outlook Add-in: ein Postfach bei Microsoft 365 (Exchange Online) und eine aktuelle Outlook-Version für Windows, Mac oder im Web. - E-Mails müssen im Format .eml oder .msg vorliegen, wenn sie manuell hochgeladen werden. ### Gut zu wissen 🧠 - **Filtern und Suchen:** Grenzen Sie die E-Mail-Liste über "Gefiltert nach" ein oder durchsuchen Sie Betreffzeilen direkt über die Suchleiste. - **Duplikate:** Wird dieselbe E-Mail mehrfach eingereicht (z. B. per Tracking-Adresse und manuellem Upload), erkennt Capmo das automatisch und speichert sie nur einmal. - **Personen automatisch abgleichen:** Im Bereich "Personen" sehen Sie, ob die Beteiligten einer E-Mail bereits Projekt-Kontakte sind, und können fehlende Personen hinzufügen — inklusive Abgleich mit Ihrem Firmen-Kontaktbuch. - **Capmo AI:** Nutzen Sie den Button "Capmo KI" oben in der Kopfzeile, um Fragen wie "Was haben wir zu diesem Thema entschieden?" oder "Welche E-Mails haben noch offene Punkte?" zu stellen. - Stichwörter: Versehen Sie E-Mails mit Stichwörtern aus der Standardliste oder legen Sie eigene an. - Verknüpfen: Verbinden Sie E-Mails mit Tickets, Dokumenten, Bautagebucheinträgen und Nachträgen oder erstellen Sie direkt aus einer E-Mail ein Ticket. - Mehrere Projekte: Stehen die Adressen zweier Projekte in CC, wird die E-Mail in beiden Projekten erfasst.   FAQ ***Warum sehe ich den E-Mails-Bereich nicht in meinem Projekt?*** Der Bereich ist an Ihre Projektberechtigungen gebunden. Projektadmins sehen ihn automatisch, alle anderen benötigen die Berechtigung, auf E-Mails zuzugreifen bzw. E-Mails zu verwalten. ***Wo finde ich die gespeicherten E-Mails in Capmo?*** In der Seitenleiste jedes Projekts unter "E-Mails". Dort werden alle Nachrichten in einer filterbaren Tabelle angezeigt und zu Konversationen gruppiert. ***Kann ich E-Mails direkt aus Capmo heraus versenden?*** Nein. Die Funktion dient der Erfassung und Dokumentation Ihrer Kommunikation, nicht dem Versand. ***Kann ich E-Mails in Capmo wieder löschen?*** Ja. Einzelne E-Mails und ganze Konversationen löschen Sie über das Menü (⋮), mehrere E-Mails gleichzeitig über die Mehrfachauswahl in der Liste. Dafür benötigen Sie die Berechtigung "E-Mails verwalten". ***Werden auch Dateianhänge aus den E-Mails gespeichert?*** Ja, die vollständige E-Mail inklusive Anhängen wird archiviert und lässt sich über "Ausgewählte E-Mail herunterladen" bzw. "Gesamte Konversation herunterladen" sichern. Die Inhalte von Anhängen werden bei der Suche und von Capmo KI derzeit nicht berücksichtigt. ***Funktioniert die Integration auch in der mobilen Capmo-App?*** Die Anzeige und Verwaltung erfolgt aktuell über die Web-Anwendung. Sie können aber von jedem mobilen Endgerät aus E-Mails an das Projekt senden, indem Sie die Projekt-E-Mail-Adresse in Ihrem mobilen E-Mail-Programm verwenden. Das Outlook Add-in ist in der Outlook-App für Smartphones nicht verfügbar. ***Kann ich bereits erhaltene E-Mails nachträglich in Capmo speichern?*** Ja, über den manuellen Upload der .eml- oder .msg-Datei im E-Mails-Bereich oder über das Outlook Add-in. Eine Weiterleitung an die Projekt-E-Mail-Adresse ist nicht empfehlenswert: Dann erscheinen Sie als Absender mit dem Datum der Weiterleitung. ***Warum ist eine Antwort nicht im Projekt angekommen?*** Erfasst wird nur, was an die Projekt-E-Mail-Adresse geht. Prüfen Sie, ob die Adresse bei dieser Antwort noch im Verteiler stand und nicht in BCC gesetzt war. Ist die Einstellung "Zugelassene Absender" auf das Kontaktbuch beschränkt, muss der Absender dort eingetragen sein. ***Liest Capmo mein Postfach mit?*** Nein. Capmo hat keinen Zugriff auf Ihr Postfach. Erfasst werden ausschließlich E-Mails, die Sie an die Projekt-E-Mail-Adresse senden, hochladen oder über das Outlook Add-in ablegen. - [Produkttour](https://support.capmo.com/produkttour?hsLang=de-de) - [Allgemeines](https://support.capmo.com/allgemeines?hsLang=de-de#main-content) - [Kontoeinstellungen](https://support.capmo.com/allgemeines?hsLang=de-de#kontoeinstellungen) - [Capmo KI](https://support.capmo.com/capmo-ki?hsLang=de-de) - [Einladungen und Rollen](https://support.capmo.com/einladungen-und-rollen?hsLang=de-de#main-content) - [Einladungen](https://support.capmo.com/einladungen-und-rollen?hsLang=de-de#einladungen) - [Projektteilnehmer & Rollen](https://support.capmo.com/einladungen-und-rollen?hsLang=de-de#projektteilnehmer-rollen) - [Projektkonfiguration](https://support.capmo.com/projektkonfiguration?hsLang=de-de#main-content) - [Web App](https://support.capmo.com/projektkonfiguration?hsLang=de-de#web-app) - [Mobile App](https://support.capmo.com/projektkonfiguration?hsLang=de-de#mobile-app) - [Ticketsystem](https://support.capmo.com/ticketsystem?hsLang=de-de#main-content) - [Web App](https://support.capmo.com/ticketsystem?hsLang=de-de#web-app) - [Mobile App](https://support.capmo.com/ticketsystem?hsLang=de-de#mobile-app) - [Bautagebuch](https://support.capmo.com/bautagebuch?hsLang=de-de#main-content) - [Web App](https://support.capmo.com/bautagebuch?hsLang=de-de#web-app) - [Mobile App](https://support.capmo.com/bautagebuch?hsLang=de-de#mobile-app) - [Bauzeitenplan](https://support.capmo.com/bauzeitenplan?hsLang=de-de) - [Besprechungen](https://support.capmo.com/besprechungen?hsLang=de-de#main-content) - [Web App](https://support.capmo.com/besprechungen?hsLang=de-de#web-app) - [Mobile App](https://support.capmo.com/besprechungen?hsLang=de-de#mobile-app) - [Planverwaltung & BIM](https://support.capmo.com/planverwaltung-bim?hsLang=de-de#main-content) - [Web App](https://support.capmo.com/planverwaltung-bim?hsLang=de-de#web-app) - [Mobile App](https://support.capmo.com/planverwaltung-bim?hsLang=de-de#mobile-app) - [BIM](https://support.capmo.com/planverwaltung-bim?hsLang=de-de#bim) - [Dokumente](https://support.capmo.com/dokumente?hsLang=de-de#main-content) - [Web App](https://support.capmo.com/dokumente?hsLang=de-de#web-app) - [Mobile App](https://support.capmo.com/dokumente?hsLang=de-de#mobile-app) - [Fotogalerie](https://support.capmo.com/fotogalerie?hsLang=de-de#main-content) - [Web App](https://support.capmo.com/fotogalerie?hsLang=de-de#web-app) - [Mobile App](https://support.capmo.com/fotogalerie?hsLang=de-de#mobile-app) - [Capmo in der Praxis](https://support.capmo.com/capmo-in-der-praxis?hsLang=de-de#main-content) - [Capmo für Fortgeschrittene](https://support.capmo.com/capmo-in-der-praxis?hsLang=de-de#capmo-f%C3%BCr-fortgeschrittene) - [FAQ](https://support.capmo.com/faq?hsLang=de-de#main-content) - [Antworten auf häufige Fragen](https://support.capmo.com/faq?hsLang=de-de#antworten-auf-h%C3%A4ufige-fragen) - [Allgemeines](https://support.capmo.com/faq?hsLang=de-de#allgemeines) - [Einladungen & Rollen](https://support.capmo.com/faq?hsLang=de-de#einladungen-rollen) - [Mobile App](https://support.capmo.com/faq?hsLang=de-de#mobile-app) - [Vorlagen & Berichte](https://support.capmo.com/faq?hsLang=de-de#vorlagen-berichte) - [Integrationen](https://support.capmo.com/integrationen?hsLang=de-de) - [Analyse & Auswertung](https://support.capmo.com/analyse-auswertung?hsLang=de-de) [![Capmo\_Logo\_23\_2C](https://support.capmo.com/hubfs/Capmo_Logo_23_2C.svg "Capmo_Logo_23_2C")](http://capmo.com?hsLang=de-de) © 2026 Capmo [mailto:service@capmo.de](mailto:service@capmo.de)