Besprechungsmanagement in Capmo professionell umsetzen

Besprechung vorbereiten

Schritt 1: Passende Besprechungsart festlegen

Legen Sie zuerst fest, welchem Zweck die Besprechung dient. Für die regelmäßige Projektsteuerung eignet sich eine Baubesprechung. Für einzelne Fachthemen können Fachbesprechungen angelegt werden. Für Planänderungen, Abnahmen oder akute Störungen sollten eigene Besprechungen geführt werden.
Unterschiedliche Beteiligtenkreise sollten in Capmo getrennt abgebildet werden. So nehmen nur die Personen teil, die Informationen beitragen, Entscheidungen treffen oder Maßnahmen umsetzen können.

Schritt 2: Besprechungsreihe erstellen

Erstellen Sie in Capmo eine Besprechungsreihe für die gewählte Besprechungsart. Die Bezeichnung sollte eindeutig erkennen lassen, wofür die Reihe verwendet wird.
Bei wiederkehrenden Besprechungen sollte dieselbe Reihe fortlaufend genutzt werden. Dadurch bleiben Besprechungen, offene Punkte und Folgeentscheidungen im richtigen Zusammenhang.

Schritt 3: Teilnehmer ergänzen

Fügen Sie die Teilnehmer aus den Stammdaten hinzu und ordnen Sie diese dem jeweiligen Unternehmen zu. Dadurch ist im Protokoll erkennbar, welche Person in welcher Funktion beteiligt war.
Die Teilnehmerliste sollte fachlich geprüft werden. Eingeladen werden sollten die Personen, die für den jeweiligen Besprechungszweck erforderlich sind.

Schritt 4: Rahmeninformationen erfassen

Erfassen Sie Ort, Datum und Uhrzeit der Besprechung. Dokumentieren Sie während der Besprechung zusätzlich die Anwesenheit der Teilnehmer.
Diese Angaben schaffen Nachvollziehbarkeit darüber, wer bei welchen Festlegungen anwesend war.

Schritt 5: Abschnitte und Themen vorbereiten

Strukturieren Sie die Besprechung mit Abschnitten und Themen. Abschnitte bilden die Hauptbereiche der Besprechung. Themen enthalten die konkreten Punkte, die besprochen, entschieden oder nachverfolgt werden sollen.
Eine sinnvolle Reihenfolge beginnt mit Einwänden oder Ergänzungen zum letzten Protokoll. Danach folgen offene Punkte aus der letzten Sitzung. Anschließend können Baufortschritt, Termine, Risiken, Qualität, Mängel, Änderungen, Nachträge und nächste Schritte behandelt werden.

Die Tagesordnung sollte vor dem Termin vorbereitet und rechtzeitig geteilt werden, damit die Beteiligten notwendige Informationen vorab zusammentragen können.

Besprechung durchführen und protokollieren

Schritt 6: Offene Punkte zuerst prüfen

Beginnen Sie die Besprechung mit den offenen Punkten aus der letzten Sitzung. Prüfen Sie, welche Maßnahmen erledigt wurden, welche offen sind und welche blockiert sind.
Offene Punkte sollten so lange erneut behandelt werden, bis sie erledigt, fachlich geprüft oder durch eine neue Entscheidung ersetzt wurden.

Schritt 7: Sachstand, Entscheidung und Maßnahme dokumentieren

Dokumentieren Sie zu jedem relevanten Thema den aktuellen Sachstand. Ergänzen Sie anschließend die Entscheidung oder den offenen Klärungsbedarf.
Wenn aus einem Thema eine Maßnahme entsteht, muss klar sein, was zu tun ist, wer verantwortlich ist und bis wann die Maßnahme erledigt sein muss. Eine Formulierung wie „wurde besprochen“ reicht nicht aus.

Schritt 8: Notizen am Besprechungsthema erfassen

Erfassen Sie Notizen direkt am jeweiligen Besprechungsthema. Die Notiz sollte knapp, sachlich und eindeutig sein.
Eine gute Protokollnotiz hält nicht den gesamten Gesprächsverlauf fest. Sie dokumentiert das Ergebnis der Abstimmung und die daraus folgende Handlung.

Schritt 9: Relevante Vorgänge verknüpfen

Verknüpfen Sie relevante Tickets direkt mit dem Besprechungsthema. Das ist sinnvoll, wenn ein Mangel, eine Aufgabe, eine Behinderung oder ein anderer Vorgang in der Besprechung behandelt wird.
Durch die Verknüpfung bleiben Protokollinhalt und Vorgang im fachlichen Zusammenhang. Fotos, Planausschnitte, Unterlagen oder weitere Nachweise sollten dort abgelegt werden, wo sie für die spätere Nachvollziehbarkeit benötigt werden.

Schritt 10: Aufgaben aus Besprechungspunkten weiterführen

Wenn aus einem Besprechungspunkt eine Aufgabe entsteht, sollte diese als Ticket in Capmo angelegt und mit dem Besprechungsthema verknüpft werden. Die Aufgabe benötigt eine verantwortliche Person und eine realistische Frist.
So wird aus der Besprechung eine verbindliche Maßnahme, die im Projektalltag weiterverfolgt werden kann.

Protokoll abschließen und sichern

Schritt 11: Protokoll zeitnah versenden oder exportieren

Nach der Besprechung sollte das Protokoll zeitnah aus Capmo versendet oder exportiert werden. Idealerweise erfolgt dies am selben Tag.

Nutzen Sie dafür die Senden oder Exportfunktion in Capmo. Hinterlegte Teilnehmer können als Empfänger übernommen werden. Wenn wichtige Tickets mit Besprechungspunkten verknüpft sind, können deren Inhalte in die Ausgabe einbezogen werden.

Schritt 12: Ausgabe vor der Weitergabe prüfen

Prüfen Sie vor dem Versand oder Export, ob die erzeugte Fassung vollständig und verständlich ist. Wenn Textformatierungen, farbliche Kennzeichnungen oder Hervorhebungen verwendet wurden, sollte kontrolliert werden, ob diese in der Ausgabe erhalten bleiben.
Bei individuellen Vorlagen können Formatierungen aus der Besprechung unter Umständen nicht vollständig übernommen werden.

Schritt 13: Fassung in der Dokumentenablage sichern

Speichern Sie die versendete oder exportierte Protokollfassung in der Dokumentenablage des Projekts. Dadurch bleibt die maßgebliche Fassung dauerhaft auffindbar.
Wenn nach dem Versand Korrekturen erforderlich sind, sollten diese nachvollziehbar behandelt und in der zuständigen Folgebesprechung dokumentiert werden. Wechselnde Vorfassungen sollten nicht als maßgebliche Protokolle verwendet werden.

Schritt 14: Nächste Besprechung erstellen

Erstellen Sie die nächste Besprechung innerhalb der bestehenden Besprechungsreihe. Die offenen Maßnahmen aus der vorherigen Sitzung sollten dort wieder aufgenommen werden.
Dadurch entsteht ein geschlossener Ablauf aus Vorbereitung, Durchführung, Protokollierung, Versand und Nachverfolgung.

Qualitätsmaßstab für ein gutes Besprechungsprotokoll

Ein gutes Besprechungsprotokoll enthält alle Informationen, die für die spätere Nachvollziehbarkeit erforderlich sind. Dazu gehören Datum, Ort, Uhrzeit, Teilnehmer, Unternehmenszuordnung, Anwesenheit, Themenstruktur, Sachstände, Entscheidungen, Maßnahmen, Verantwortliche, Fristen, offene Punkte, verknüpfte Tickets und relevante Nachweise.

Entscheidend ist nicht die Länge des Protokolls, sondern die Verbindlichkeit der Formulierungen. Aus jedem relevanten Punkt muss hervorgehen, was festgestellt wurde, was entschieden wurde und welche Handlung daraus folgt.

Was ein sauber geführtes Besprechungsprotokoll enthalten sollte

•  Datum, Ort und Uhrzeit der Besprechung.

• Teilnehmer mit Unternehmenszuordnung und dokumentierter Anwesenheit.

• eine klare Struktur aus Abschnitten und Besprechungsthemen.

•  Sachstand je relevantem Thema.

• eindeutig formulierte Entscheidungen.

• Maßnahmen mit konkreter Beschreibung, verantwortlicher Person und Frist.

• offene Punkte, Vorbehalte und weiteren Klärungsbedarf.

• verknüpfte Tickets, wenn ein Besprechungspunkt mit einem Vorgang in Capmo zusammenhängt.

• Anhänge oder Nachweise, wenn diese für die fachliche Einordnung erforderlich sind.

• eine versendete oder exportierte Fassung, die geordnet abgelegt wurde.