Ausfüllbare PDF-Formulare in Capmo verwenden
Mit ausfüllbaren PDF-Formularen können standardisierte Formulare direkt in Capmo genutzt und ausgefüllt werden.
Typische Anwendungsfälle sind Abnahmeprotokolle, Zustandsfeststellungen, Regieberichte oder Prüfprotokolle. Die Formulare werden einmalig als PDF-Formularvorlagen in der Firmenadministration hinterlegt und stehen anschließend projektübergreifend in allen Projekten des Unternehmens zur Verfügung.
Wann sollten ausfüllbare PDFs verwendet werden?
Ausfüllbare PDFs eignen sich besonders für Dokumente, die:
- bereits als bestehende PDF-Formulare vorliegen
- feste Eingabefelder enthalten
- manuell ausgefüllt werden sollen
- unabhängig von Capmo-Daten funktionieren
Anwendungsbeispiele:
- Zustandsfeststellungen
- Personenkontrollen
- Prüfprotokollen für elektrische Anlagen
- Regieberichte
Wann sollten Exportvorlagen verwendet werden?
Exportvorlagen dienen einem anderen Zweck.
Sie werden verwendet, wenn Inhalte direkt aus Capmo automatisch in ein Dokument übernommen werden sollen.
Beispiele:
- Bautagebuch-Exporte
- Ticketlisten
- Mängelberichte
- Aufgabenlisten
- Dokumentationen mit Projektinformationen
Exportvorlagen greifen auf Daten aus Capmo zu und befüllen diese automatisch.
| Ausfüllbare PDFs | Exportvorlagen |
|---|---|
| Manuelle Eingabe in Formularfeldern | Automatische Übernahme von Capmo-Daten |
| Eigenes PDF-Formular wird hochgeladen | Vorlage wird mit Capmo-Daten verknüpft |
| Für Formulare und Protokolle | Für Berichte und Dokumentationen |
| Keine automatische Datenbefüllung | Automatische Datenbefüllung |
Mehr erfahren Sie unter: Vorlagen in Capmo
Voraussetzungen
Bevor ein Formular in Capmo verwendet werden kann, muss eine ausfüllbare PDF-Datei erstellt werden.
Die Erstellung der Formularfelder erfolgt außerhalb von Capmo, beispielsweise mit einem PDF-Editor wie Adobe Acrobat.
Wichtig: Die PDF-Datei muss bereits ausfüllbare Formularfelder enthalten, bevor sie in Capmo hochgeladen wird.
PDF-Formularvorlage hochladen
- Öffnen Sie die Firmenadministration.
- Navigieren Sie zu PDF-Formularvorlagen.
- Wählen Sie Hochladen.
- Laden Sie die vorbereitete ausfüllbare PDF-Datei hoch.
- Speichern Sie die Vorlage.
Nach dem Upload steht die Vorlage allen Projekten des Unternehmens zur Verfügung.
Ausfüllbare PDFs im Projekt verwenden
Sobald die Vorlage in der Firmenadministration hinterlegt wurde, kann sie in jedem Projekt genutzt werden.
- Öffnen Sie das gewünschte Projekt.
- Wechseln Sie zu Dokumente.
- Klicken Sie auf Hinzufügen.
- Wählen Sie die gewünschte PDF-Formularvorlage aus.
- Das Formular wird dem Projekt hinzugefügt und kann ausgefüllt werden.
Die Vorlage kann beliebig oft verwendet werden, ohne erneut hochgeladen werden zu müssen.